База знаний проектного отдела.
Систематизация знаний
Заглавная страница
В течение многих лет работы в сфере проектирования возникает непрерывная потребность в унификации стиля оформления различных разделов. Каждый член команды придерживается своего собственного подхода к оформлению документации, несмотря на наличие стандартов оформления. Здесь вопрос скорее касается выбора цвета линий, использования уникальных графических обозначений, маркировки оборудования и прокладки кабельных трасс. При приеме на работу новых сотрудников или найме подрядчиков проблема стандартизации оформления документации становится особенно острой. Отсутствие утвержденного единого стиля выполнения работ создает впечатление, будто различные компании выполняли работы. Такие комментарии я получал не один раз от заказчиков.
Не было единого стиля.
Трата времени на объяснения одних и тех же вопросов!
Количество сотрудников растет.
Требуется систематизация!
Требуется систематизация!
С ростом числа проектов и расширением отдела количество возникающих вопросов только увеличивается. Время, которое могло быть потрачено на выполнение работы, уходило на пояснения одних и тех же моментов. В определенный момент я решил создать файл в формате Excel, где собрал основные аспекты: систему маркировки, условные обозначения и часто встречающиеся вопросы. Затем я разработал образец проекта, по которому члены команды или подрядчики могли ориентироваться.
Решение задачи.
Так возникла идея создания базы знаний. Главные принципы, на которые я делал акцент:
На разработку основы базы знаний ушло всего несколько часов. Платформа оказалась достаточно интуитивно понятной и напоминала конструктор сайтов, подобный Tilda. Затем я поручил заполнение статей ключевым сотрудникам - таким хранителям знаний, учитывая их профессиональные компетенции. Для мотивации сотрудников использовал систему премирования за написание статей. Функционал Битрикса позволил нам назначить разные роли сотрудникам и управлять правами доступа.
В нашей базе знаний отражен весь процесс выполнения проектной работы, начиная от получения исходных данных от заказчика до составления технического задания и всех необходимых бланков, доступных для скачивания. Описан путь проектировщика, его общение с менеджерами взаимодействие с клиентом.
Решение задачи.
Так возникла идея создания базы знаний. Главные принципы, на которые я делал акцент:
- Установление общего стиля оформления проектной документации;
- Описание и закрепление текущих результатов;
- Интеграция новых сотрудников в процесс работы;
- Написание информационных статей, относящихся к нашей области деятельности;
- Исключение необходимости тратить время на разъяснения по оформлению документации при найме подрядчиков;
- Сокращение времени на внутреннюю проверку документации.
На разработку основы базы знаний ушло всего несколько часов. Платформа оказалась достаточно интуитивно понятной и напоминала конструктор сайтов, подобный Tilda. Затем я поручил заполнение статей ключевым сотрудникам - таким хранителям знаний, учитывая их профессиональные компетенции. Для мотивации сотрудников использовал систему премирования за написание статей. Функционал Битрикса позволил нам назначить разные роли сотрудникам и управлять правами доступа.
В нашей базе знаний отражен весь процесс выполнения проектной работы, начиная от получения исходных данных от заказчика до составления технического задания и всех необходимых бланков, доступных для скачивания. Описан путь проектировщика, его общение с менеджерами взаимодействие с клиентом.
Меню базы знаний
Что мы имеем в итоге?
Результатом стал полноценный портал, который помог решить основные задачи. С развитием базы знаний мы создали свой собственный стандарт оформления проектной документации, учитывая при этом все необходимые ГОСТы, СП, что позволило нам добиваться единых результатов независимо от исполнителя. Внутренняя проверка завершенного документального пакета стала более эффективной и заняла значительно меньше времени.
База знаний постоянно обновляется новыми статьями и дополняется существующие. Она является неотъемлемой частью имиджа нашей компании. Каждый сотрудник отдела понимает, какие требования к нему предъявляются и какой должен быть итоговый результат, дает определенность.
Вложенное в стандартизацию время окупается за счет уменьшения необходимости пояснений повторяющихся задач.
Результатом стал полноценный портал, который помог решить основные задачи. С развитием базы знаний мы создали свой собственный стандарт оформления проектной документации, учитывая при этом все необходимые ГОСТы, СП, что позволило нам добиваться единых результатов независимо от исполнителя. Внутренняя проверка завершенного документального пакета стала более эффективной и заняла значительно меньше времени.
База знаний постоянно обновляется новыми статьями и дополняется существующие. Она является неотъемлемой частью имиджа нашей компании. Каждый сотрудник отдела понимает, какие требования к нему предъявляются и какой должен быть итоговый результат, дает определенность.
Вложенное в стандартизацию время окупается за счет уменьшения необходимости пояснений повторяющихся задач.